CONDITIONS GOVERNING LOANS OUT
1. The loan will be for the term as described on the front page of this agreement. This agreement will operate from the time the object(s) leave the premises of the Fredericton Region Museum until returned to same.
2. Title or legal ownership of remains vested in the York-Sunbury Historical Society Inc.
3. The owner reserves the right to recall any object at any time during the agreed upon period, will all costs outlined in section 7 to be paid by the Borrower.
4. The Borrower agrees to make no reproduction, cast, copy or photograph (other than for the purposes of a condition report) of the object(s) without receiving permission from the Owner.
5. The Borrower represents and warrants the Owner that he/she has the full authority and capacity to enter this agreement.
6. Insurance
The object(s) shall at all times be and remain at the risk of the Borrower who agrees to be responsible for the safe keeping of the object(s), reasonable wear and tear from careful use of the object(s) excepted. That is, the Borrower will have custody of the objects loaned from the time they leave the Fredericton Region Museum’s venue until they re returned to the museum premises.
The Borrower will insure the object for the full value established by the Owner for the terms of the loan under an all-risk, wall-to-wall policy subject to the following standard exclusions: reasonable wear and tear, gradual deterioration, insects, vermin; or inherent vice; repairing, restoration, or retouching process; hostile or warlike action, insurrection, rebellion, or acts of the Queen’s enemies; and nuclear reaction, nuclear radiation, or radioactive contamination.
Any inaction by the Owner regarding evidence of insurance coverage will not be interpreted as a waiver of obligation of the Borrower to insure the objects. Furthermore, if the Borrower fails to secure and maintain the insurance coverage, the Borrower will continue to be liable to the Owner in case of loss or damage to the objects.
7. Packing and Transportation
a) The Borrower agrees to follow the Owner’s reasonable instructions, including those given by authorized Owner’s staff regarding matters of safety and security of the objects and the handling, unpacking, conditioning, installation, and shipping of the objects.
b) Unless otherwise agreed upon the Borrower will pay all costs of packing (including crates and material) and transporting the object. The mode transportation shall be approved in writing by the Owner who may impose terms and conditions if deems necessary.
c) The Owner will send the objects to the Borrower fully packed.
d) The Owner will make all arrangements for the incoming and outgoing transportation of the objects, scheduling adequate time for unpacking, installation, dismantling and repacking the objects.
e) The Borrower will comply with any packing or transportation instructions provided by the Owner in regards to the objects.
f) The Borrower agrees to deinstall and have the objects professionally packed and ready for shipping in forty-eight (48) hours after the objects are no longer required, according to the mutually agreed-upon schedule, with the assistance of the Owner experienced staff, and ship it as directed by the Owner. The objects must be repacked in their original wrapping materials. No changes in the packing systems or materials may be made without the prior written approval of the Owner. Any costs arising from delays caused by the Borrower will be charged to the Borrower.
8. Storage
a) The Borrower will provide appropriate storage inside their facilities for the packing cases and packing materials provided by the Owner, while the objects are in the custody of the Borrower.
b) The Borrower will notify the Owner of any arrangements for off-site storage in advance of signing this agreement.
9. Care and Protection
a) To ensure protection against theft, loss, or damage to the objects, unless otherwise agreed in writing by both parties, the Borrower will:
i) provide supervision in any exhibition area during opening hours or when the exhibition is open to employees, special guests, events or special groups;
ii) provide electronic alarm system to protect the objects when it is not under such supervision as described in article 9 a) i) of this Agreement (if applicable);
iii) monitor the exhibition area electronically and tour it regularly (if applicable);
iv) provide supervision during the full duration of the installation and dismantling periods.
b) The exhibition area must be, at all times, protected from harmful exposure to, or contact with:
i) direct heat;
ii) direct sunlight or other sources of ultra-violet radiation;
iii) any liquids or noxious substances;
iv) dust, dirt, or polluted air;
v) any shocks or jolts;
vi) any wood-boring or fur-eating insects or fungus infestations;
c) Sensitive objects must be removed from any room in which painting, fumigation, or spraying is in progress.
d) The objects must not be subjected to any form of cleaning, polishing, fumigating, or protective coating, nor to any marking, treatment, or modification without prior written permission from the Owner unless specific instructions are included in this agreement.
e) The Borrower will not restore, alter, repair or modify any object without prior authorization from the Owner. More specific care and protection measures may be required for specific objects and will be provided in the installation manual.
10. Condition Report
a) The Borrower will notify the Owner immediately of loss, theft or damage to the object while it is in the custody of the Borrower, and the Borrower will submit a full written report to the Owner within twenty-four (24) hours of the discovery of the loss, theft or damage. The report will detail the incident which caused the loss, theft or damage; the extent of the damage; and the steps taken to mitigate loss and prevent the recurrence of similar incidents.
b) If no such report is received by the Owner it will be assumed that the object was received by the Borrower in the same condition as was sent by the Owner
c) While on the Borrower’s premises, the object will be checked regularly by a qualified member of the Borrower’s staff. Any change in condition of the object will be noted on its condition report and reported immediately to the Owner. If the object is discovered to be unstable or otherwise vulnerable physical condition, the Borrower will advise the Owner immediately in writing and will withdraw the object from circulation immediately.
11. Copyright
a) The Owner will ensure that owners of copyright to objects are paid the appropriate fees.
b) Should the Borrower use the object, subject to the approval of the Owner, the Borrower shall be responsible for copyright clearance and payment of all appropriate fees. The Owner reserves the right to request proof of suitable copyright clearance and fee payment.
c) For the production of promotional material, the Borrower agrees to use the images provided by the Owner.
12. Documentation
The Owner may provide a Media Kit in electronic format (photos, press release template, logos and graphic files) for the Borrower’s use.
13. Reproduction Rights and Restrictions
a) Except as specifically provided in this agreement, the Borrower will not make any reproduction, cast, or copy of any kind, or scientific examination or photograph (other than for the purpose of a condition report or documentary record) of object without the prior written consent of the Owner and shall follow instructions provided by the Owner.
b) The Borrower retains the right to reproduce installation shots of the object in promotional material, publications or educational programs related to the presentation of the object on the Borrower’s premises. The Borrower may not cede this right to any third party without the Owner’s prior written permission. The same applies to all photographic or electronic reproductions. Should specific object be subject to copyright restrictions, these will be negotiated/approved by the Owner.
14. Withdrawal and Return of Object
The Owner reserves the right to withdraw any object loaned from the Borrower’s premises, if, in the opinion of the Owner:
a) the Borrower has been negligent in the care of a part of the object;
b) the Borrower has not fulfilled any of the terms of this agreement;
c) the Borrower has exposed the object to an unreasonable risk of harm.
15. Credits and Promotion
a) The Borrower must give full credit to the Owner as the lender of the object, in all publicity, promotional products, related activities and programming as follows:
English:
Collection of the Fredericton Region Museum (accession number).
French :
Collection du Musée de la région de Fredericton (accession number).
b) The Fredericton Region Museum logo must be included on all publicity and promotional materials produced by the Borrower. The Fredericton Region Museum to supply all logos which are not to be altered or modified in any way by the Borrower.
c) The Borrower must give full credit to the Fredericton Region Museum and York-Sunbury Historical Society in all acknowledgements, press releases, media events, invitations, posters, publications, banners, title and credit panels, backgrounder, calendar of events, weekly on-site information sheets, on-site information outlets, tourism information sites, signage and other material relating to the object. The Borrower agrees to send publicity materials to the Owner for approval. The Owner agrees to respond within no more than two working days.
d) If applicable, the Borrower agrees to send to the Owner a complete summary report within thirty (30) days of the closing of any exhibition where the object was used. The report will include attendance figures, copies of press clippings, sample poster and invitation cards, exhibition reviews, Exhibition photos, and other pertinent information collected as a result of the display of the object at the Borrower’s premises.
16. Transference of Loan
The Borrower will not transfer or loan the object to any other person or institution without the prior written permission of the Owner.
17. Extension of Loan
The Owner may grant an extension to the loan of the object, subject to certain changes to the terms and conditions set forth in the agreement. The request for extension of the loan must be provided to the Owner in writing before the end of the Loan period.
18. Other Related Costs
a) The Borrower will assume all costs related to the presentation of the object on its premises, such as loading/unloading, promotion, unpacking, storage, condition reporting, security, lighting, training, installing/dismantling and repacking.
b) The Owner will not be responsible for expenses incurred by the Borrower in fulfilling the terms of this agreement.
19. Disputes and Indemnity
a) The Borrower will, at all times, indemnify and save harmless the Owner from and against all claims, demands, losses, damages, costs, actions, and other proceedings made, sustained, brought, or prosecuted by any person in any manner based upon, occasioned by, or attributable to the loan of the object under this agreement.
b) Both the Owner and the Borrower agree to use their best efforts to resolve through discussion and negotiation to their mutual satisfaction any disagreement arising out of or under the terms of this agreement. Failing a negotiated resolution between the Parties, the Owner and the Borrower agree to participate in voluntary mediation selecting an arbitrator by mutual agreement of the Parties.
20. Interpretation
a) This Agreement and its attachments constitute the entire understanding between the Owner and the Borrower with respect to the object and is binding upon the Parties and upon their respective successors. This agreement supersedes and replaces any previous documents, correspondence, conversation and other written or oral understanding related to this agreement.
b) This agreement may not be amended or modified except by means of a written document, signed by both Parties, and no waiver of the terms hereof shall be in effect unless in writing and signed by the Party making such waiver.
21. Language of this Agreement
This agreement will be drawn up in English or in French, depending on the language requested by all parties hereto.
22. Governing Law
Unless otherwise specified, this agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Province of New Brunswick. Any legal proceedings arising out of or in connection with this agreement or the conduct of the Parties with respect to the information or performance of this agreement shall be submitted to the exclusive jurisdiction of the Courts of the Province of New Brunswick.
23. Unenforceable Provisions and Drafting of the Agreement
Should any provision of this agreement be held unenforceable, the validity of the remaining provisions shall not be affected by such a holding. The Parties acknowledge and agree that the provisions of this agreement shall not be construed against one Party by reason of the rule of construction that a document is to be construed against the Party who drafted the document.
24. Binding Effect and Assignment
This agreement is binding upon the Parties and upon their respective successors and assigns. Neither Party may assign this agreement or any of its rights or obligations hereunder, or delegate the performance of to a third party, without the prior written consent of the other Party, which consent may be arbitrarily withheld. Any attempt to assign this agreement without such consent shall be void and of no effect.
MODALITÉS RÉGISSANT LES PRÊTS EXTERNES
1. La durée du prêt est établie à la première page de la présente entente. Cette entente est en vigueur à partir du moment où les objets quittent les locaux du Musée de la région de Fredericton jusqu’à leur retour.
2. L’établissement d’origine conserve le titre de la Société historique de York et Sunbuy en droit.
3. Le Propriétaire se réserve le droit de rappeler tout objet, à n’importe quel moment, durant la période convenue, les coûts décrits à l’article 7 devant être payés par l’Emprunteur.
4. L’Emprunteur convient de ne pas reproduire, mouler, copier ou photographier (sauf pour un rapport d’état) les objets sans l’autorisation écrite du Propriétaire.
5. L’Emprunteur déclare et certifie au Propriétaire qu’il a l’autorité et le pouvoir de conclure cette entente.
6. Assurance
Le ou les objets seront et resteront à tout moment aux risques et périls de l’Emprunteur qui accepte d’être responsable de la garde du ou des objets, à l’exception de l’usure raisonnable résultant d’une utilisation prudente du ou des objets. En d’autres termes, l’Emprunteur aura la garde des objets prêtés à partir du moment où ils quittent le lieu où se trouve le Propriétaire jusqu’à ce qu’ils reviennent aux locaux du Propriétaire.
L’Emprunteur assurera l’objet pour la valeur totale établie par le Propriétaire pour les termes du prêt sous une police tous risques, mur à mur, sous réserve des exclusions standard suivantes : usure raisonnable, détérioration graduelle, insectes, vermine; ou vice propre; processus de réparation, de restauration ou de retouche; acte hostile ou guerrier, insurrection, rébellion ou actes des ennemis de la Reine; et réaction nucléaire, radiation nucléaire ou contamination radioactive.
Toute inaction du Propriétaire concernant la preuve de la couverture d’assurance ne sera pas interprétée comme une renonciation à l’obligation de l’Emprunteur d’assurer les objets. De plus, si l’Emprunteur omet d’obtenir et de maintenir la couverture d’assurance, il continuera à être responsable envers le Propriétaire en cas de perte ou de dommage aux objets.
7. Emballage et transport
a) L’Emprunteur accepte de suivre les instructions raisonnables du Propriétaire, y compris celles données par le personnel autorisé du Propriétaire concernant la sécurité des objets et la manipulation, le déballage, le conditionnement, l’installation et l’expédition des objets.
b) À moins qu’il n’en soit convenu autrement, l’Emprunteur paiera les coûts d’emballage (y compris les caisses et les matériaux d’emballage) et de transport des objets. Le Propriétaire doit approuver, par écrit, le mode de transport et le Propriétaire peut imposer des conditions qu’il juge nécessaire.
c) Le Propriétaire enverra les objets à l’Emprunteur entièrement emballés.
d) Le Propriétaire prendra toutes les dispositions pour le transport entrant et sortant des objets, en prévoyant un temps suffisant pour le déballage, l’installation, le démontage et le remballage des objets.
e) L’Emprunteur se conformera à toute instruction d’emballage ou de transport fournie par le Propriétaire concernant les objets.
f) L’Emprunteur accepte de désinstaller les objets, de les emballer de manière professionnelle et de les préparer pour l’expédition dans les quarante-huit (48) heures suivant la fin de leur utilisation, selon le calendrier convenu, avec l’aide du personnel expérimenté du Propriétaire, et de les expédier selon les instructions du Propriétaire. Les objets doivent être remballés dans leur emballage d’origine. Aucune modification des systèmes ou des matériaux d’emballage ne peut être apportée sans l’approbation écrite préalable du Propriétaire. Tous les frais résultant de retards causés par l’Emprunteur seront facturés à l’Emprunteur.
8. Entreposage
a) L’Emprunteur fournira un entreposage approprié dans ses locaux pour les caisses et le matériel d’emballage fournis par le Propriétaire, pendant que les objets sont sous la garde de l’Emprunteur.
b) L’Emprunteur informera le Propriétaire de tout arrangement concernant l’entreposage hors site avant la signature de la présente entente.
9. Entretien et protection
a) Afin d’assurer la protection contre le vol, la perte ou l’endommagement des objets, sauf accord écrit contraire des deux parties, l’Emprunteur devra
i) assurer une surveillance dans toute zone d’exposition pendant les heures d’ouverture ou lorsque l’exposition est ouverte aux employés, aux invités spéciaux, aux événements ou aux groupes spéciaux ;
ii) fournir un système d’alarme électronique pour protéger les objets lorsqu’ils ne sont pas sous surveillance, comme décrit à l’article 9 a) i) de la présente entente (si applicable);
iii) surveiller électroniquement l’aire d’exposition et la visiter régulièrement (si applicable);
iv) assurer la surveillance pendant toute la durée des périodes d’installation et de démontage.
b) L’espace d’exposition doit être, à tout moment, protégé de toute exposition ou contact nuisible :
i) la chaleur directe ;
ii) la lumière directe du soleil ou d’autres sources de rayonnement ultraviolet ;
iii) tout liquide ou substance nocive ;
iv) la poussière, la saleté ou l’air pollué;
v) les chocs ou secousses ;
vi) d’insectes xylophages ou à fourrure ou d’infestations fongiques ;
c) Les objets sensibles doivent être retirés de toute pièce dans laquelle des travaux de peinture, de fumigation ou de pulvérisation sont en cours.
d) Les objets ne doivent être soumis à aucune forme de nettoyage, de polissage, de fumigation ou de revêtement protecteur, ni à aucun marquage, traitement ou modification sans l’autorisation écrite préalable du propriétaire, sauf si des instructions spécifiques sont incluses dans le présent contrat.
e) L’Emprunteur ne doit pas restaurer, modifier ou réparer aucun objet sans l’autorisation écrite du Propriétaire. Des mesures d’entretien et de protection plus spécifiques peuvent être requises pour certains objets et seront fournies dans le manuel d’installation.
10. Rapport de Condition
a) L’Emprunteur notifiera immédiatement le Propriétaire de la perte, le vol ou le dommage de l’objet pendant que celui-ci est sous sa garde, et soumettra un rapport écrit complet au Propriétaire dans les vingt-quatre (24) heures suivant la découverte de la perte, du vol ou du dommage. Le rapport détaillera l’incident qui a causé la perte, le vol ou les dommages, l’étendue des dommages et les mesures prises pour atténuer les pertes et empêcher la répétition d’incidents similaires.
b) Si aucun rapport n’est reçu par le Propriétaire, il sera considéré que l’objet a été reçue par l’Emprunteur dans le même état que celui dans lequel elle a été envoyée par le Propriétaire.
c) Pendant son séjour dans les locaux de l’Emprunteur, l’objet sera régulièrement contrôlé par un membre qualifié du personnel de l’Emprunteur. Tout changement dans l’état de l’objet sera noté sur son rapport d’état et signalé immédiatement au Propriétaire. Si l’on découvre que l’objet est instable ou dans un état physique vulnérable, l’Emprunteur en informera immédiatement le Propriétaire par écrit et retirera immédiatement cet objet de circulation.
11. Droits d’auteur
a) Le Propriétaire veillera à ce que les titulaires de droits d’auteur sur les objets soient payés les droits appropriés.
b) Si l’Emprunteur utilise l’objet, sous réserve de l’approbation du Propriétaire, l’Emprunteur sera responsable de l’affranchissement des droits d’auteur et du paiement de tous les droits appropriés. Le Propriétaire se réserve le droit de demander la preuve de l’affranchissement des droits d’auteur et du paiement des droits appropriés.
c) Pour la production de matériel promotionnel, l’Emprunteur accepte d’utiliser les images fournies par le Propriétaire.
12. Documentation
Le Propriétaire peut fournir un kit média au format électronique (photos, modèle de communiqué de presse, logos et fichiers graphiques) à l’usage de l’Emprunteur.
13. Droits de reproduction et restrictions de droits de reproduction
a) Sauf disposition expresse de la présente entente, l’Emprunteur n’effectuera aucune reproduction, moulage ou copie de quelque nature que ce soit, ni aucun examen scientifique ou photographie (autre que pour les besoins d’un rapport d’état ou d’un dossier documentaire) de l’objet sans le consentement écrit préalable du Propriétaire et devra suivre les instructions fournies par le Propriétaire.
b) L’Emprunteur conserve le droit de reproduire des clichés d’installation de l’objet dans du matériel promotionnel, des publications ou des programmes éducatifs liés à la présentation de l’objet dans les locaux de l’Emprunteur. L’Emprunteur ne peut céder ce droit à un tiers sans l’autorisation écrite préalable du Propriétaire. Il en va de même pour toutes les reproductions photographiques ou électroniques. Si un objet spécifique est soumis à des restrictions de droits d’auteur, celles-ci seront négociées/approuvées par le Propriétaire.
14. Retrait et Retour de l’objet
Le Propriétaire se réserve le droit de retirer tout objet prêté des locaux de l’Emprunteur, si, de l’avis du Propriétaire :
a) l’Emprunteur a été négligent dans le soin d’une partie de l’objet ;
b) l’Emprunteur n’a pas respecté l’une des conditions du présent contrat ;
c) l’Emprunteur a exposé le bien à un risque déraisonnable de dommage.
15. Crédits et Promotion
a) L’emprunteur doit mentionner le propriétaire en tant que prêteur de l’objet, dans toute publicité, tout produit promotionnel, toute activité connexe et toute programmation, comme suit :
Anglais :
Collection of the Fredericton Region Museum (accession n umber).
Français :
Collection du Musée de la région de Fredericton (accession number).
b) Le logo du propriétaire doit figurer sur tous les supports publicitaires et promotionnels produits par l’emprunteur. Le Propriétaire doit fournir tous les logos qui ne doivent pas être altérés ou modifiés de quelque manière que ce soit par l’Emprunteur.
c) L’Emprunteur doit créditer pleinement le Musée de la région de Fredericton et la Société historique de York et Sunbuy dans tous les remerciements, communiqués de presse, événements médiatiques, invitations, affiches, publications, bannières, panneaux de titre et de crédit, fiche d’information, calendrier des événements, fiches d’information hebdomadaires sur le site, points d’information sur le site, sites d’information touristique, signalisation et autre matériel relatif à l’objet. L’Emprunteur accepte d’envoyer le matériel publicitaire au Propriétaire pour approbation. Le Propriétaire s’engage à répondre dans un délai maximum de deux jours ouvrables.
d) Si applicable, l’Emprunteur s’engage à envoyer au Propriétaire un rapport de synthèse complet dans les trente (30) jours suivant la clôture de toute exposition où l’objet a été utilisé. Ce rapport comprendra les chiffres de fréquentation, des copies de coupures de presse, des échantillons d’affiches et de cartons d’invitation, des comptes rendus d’exposition, des photos de l’exposition et toute autre information pertinente recueillie suite à l’exposition de l’objet dans les locaux de l’Emprunteur.
16.Transfert du prêt
L’Emprunteur ne transférera ni ne prêtera l’objet à une autre personne ou institution sans l’autorisation écrite au préalable du Propriétaire.
17. Prolongation du prêt
Le Propriétaire peut accorder une prolongation du Prêt de l’objet, sous réserve de certaines modifications des termes et conditions énoncés dans l’entente. La demande de prolongation du Prêt doit être fournie au Propriétaire par écrit avant la fin de la période du Prêt.
18. Autres coûts connexes
a) L’Emprunteur assumera tous les coûts liés à la présentation de l’objet dans ses locaux, tels que le chargement/déchargement, la promotion, le déballage, le stockage, le constat d’état, la sécurité, l’éclairage, la formation, l’installation/démontage et le remballage.
b) Le Propriétaire ne sera pas responsable des dépenses encourues par l’emprunteur dans le cadre de l’exécution des termes de la présente entente.
19. Litiges et Indemnisation
a) L’emprunteur indemnisera en tout temps le propriétaire et le dégagera de toute responsabilité à l’égard des réclamations, demandes, pertes, dommages, coûts, actions et autres procédures faites, soutenues, intentées ou poursuivies par toute personne, de quelque manière que ce soit, fondées sur le prêt de l’objet en vertu de la présente entente, occasionnées par celui-ci ou attribuables à celui-ci.
b) Le Propriétaire et l’Emprunteur conviennent de faire tout leur possible pour résoudre, par la discussion et la négociation, à leur satisfaction mutuelle, tout désaccord découlant des conditions de la présente entente. À défaut d’une résolution négociée entre les parties, le Propriétaire et l’Emprunteur acceptent de participer à une médiation volontaire en choisissant un arbitre d’un commun accord entre les parties.
20. Interprétation
a) La présente entente et ses annexes constituent l’intégralité de l’accord entre le Propriétaire et l’Emprunteur en ce qui concerne le bien et lie les Parties et leurs successeurs respectifs. La présente entente annule et remplace tout document, correspondance, conversation et autre accord écrit ou oral antérieur relatif à la présente entente.
b) La présente entente ne peut être amendée ou modifiée que par un document écrit, signé par les deux Parties, et aucune renonciation aux termes des présentes ne sera effective si elle n’est pas faite par écrit et signée par la Partie qui fait cette renonciation.
21. Langue de la présente entente
La présente entente sera rédigée en anglais ou en français, selon la langue demandée par toutes les parties aux présentes.
22. Loi Applicable
Sauf indication contraire, la présente entente est régie par les lois de la province du Nouveau-Brunswick et doit être interprétée conformément à celles-ci. Toute procédure judiciaire découlant de la présente entente ou de la conduite des parties en ce qui concerne l’information ou l’exécution de la présente entente sera soumise à la compétence exclusive des tribunaux de la province du Nouveau-Brunswick.
23. Dispositions Inapplicables et Rédaction de l’entente
Si une disposition de la présente entente est jugée inapplicable, la validité des autres dispositions ne sera pas affectée par cette décision. Les Parties reconnaissent et conviennent que les dispositions de la présente entente ne doivent pas être interprétées contre une partie en raison de la règle d’interprétation selon laquelle un document doit être interprété contre la partie qui a rédigé le document.
24. Effet Contraignant et Cession
La présente entente lie les Parties et leurs successeurs et ayants droit respectifs. Aucune des Parties ne peut céder la présente entente ou l’un de ses droits ou obligations en vertu des présentes, ni en déléguer l’exécution à un tiers, sans le consentement écrit préalable de l’autre partie, consentement qui peut être refusé arbitrairement. Toute tentative de cession de la présente entente sans ce consentement sera nulle et sans effet.